Tras un nuevo intento por simplificar aún más mi entorno de trabajo, después de algunos cambios así queda el escritorio en el iMac:

No hay nada. Incluso el Dock (barra de de accesos directos a los programas) queda oculto. Existen en todos los sistemas operativos alternativas a los menús de inicio para un rápido acceso a todos los programas instalados. Personalmente utilizo Quicksilver, una herramienta de lo más versátil que permite abrir cualquier programa o acceder a un archivo con sólo presionar la combinación de teclas adecuada.

Como complemento a un escritorio limpio de iconos y un menú de programas mínimo, existen aplicaciones como Think, cuyo único propósito es que el usuario mantenga la atención sólo en el programa que está utilizando (en la tarea que se está realizando). Básicamente Think crea el entorno perfecto para no distraerse mostrando sólo la ventana del programa que está activo y ocultando el resto de ventanas y menús de notificaciones, oscureciendo estas zonas.

El cambio entre aplicaciones que están abiertas es también muy sencillo:

Para que todo esto tenga sentido, es importante configurar convenientemente el sistema para que durante el inicio de sesión se abran solamente los programas realmente imprescindibles. Concretamente los programas que se inician automáticamente en mi entorno son tres: QuickSilver, Dropbox y Evernote; y tan solo el primero aparece en el Dock.

Si queréis saber más (o todo) sobre Quicksilver no me queda otra que recomendar la sección “Zona Quicksilver” que publica Berto Pena en su blog ThinkWasabi. Está llena de buenos consejos para manejar un Mac completamente desde el teclado. Leía ayer que recientemente han actualizado el software y ya está disponible para descarga.

Empiezo el año con algunos cambios en cuanto a organización personal. Hace ya un tiempo que utilizo GTD como sistema de organización personal, cada día aprendiendo algo nuevo de la mano de los expertos sobre el tema. Y para conseguir que todo encaje, además de leer los blogs de referencia sobre productividad, he estado continuamente probando distintas aplicaciones hasta que he conseguido dar con las más adecuadas a mis necesidades. Cabe decir que haber entrado recientemente en el mundo Android ha sido determinante; he decidido probar herramientas que de otro modo nunca me habría planteado utilizar, simplemente por no disponer de una versión móvil.

La primera de las novedades es mi vuelta a Remember The Milk (RTM) tras un año utilizando Things para organizar mis tareas y proyectos. Y digo bien “vuelvo”, porque ya lo había utilizado anteriormente, aunque sin implementar ningún método concreto de organización. Things es un excelente software de Mac para la organización personal; de hecho, cuando abrimos la aplicación, lo que tenemos ante nosotros es GTD. Berto Pena (autor de ThinkWasabi, blog de referencia sobre Gestión Personal y Productividad) preparó un screencast que presenta muy bien las características GTD de Things. Personalmente lo recomiendo, pero debo abandonarlo por motivos prácticos: sólo está disponible para Mac, el tema de la movilidad, etc. Volveré a ello con más detalles, porque bien merece una entrada en este blog, aunque adelanto que la combinación Android-RTM es sencillamente espectacular.

Por otro lado, Evernote pasa a ser definitivamente mi gestor de notas. Hasta ahora no había podido exprimir esta aplicación al máximo; solo podía tomar notas cuando trabajaba en casa con el iMac, pero lógicamente lo interesante es poder anotar en cualquier momento y lugar. Como en el caso de Android-RTM, disponer de una versión móvil de Evernote para Android (recientemente publicada) lo cambia absolutamente todo, y esto es algo que merece la pena contar. Próximamente.

La tercera de las “novedades” es una wiki que hace ya un tiempo abrí con el propósito de organizar toda la información que voy encontrando y que puede ser de interés para quienes la visitan. Y aunque Delicious cumple muy bien su función de guardar y publicar mis enlaces, pocas son las veces que reviso los miles de enlaces de otros usuarios. Una wiki invita más a la navegación por el simple hecho de mostrar la información de una forma más amigable y organizada: con una portada con accesos a las secciones más activas, artículos organizados por temas, etc. Además, en la medida de lo posible, y esta es la novedad, intentaré que la wiki sea la plataforma donde publicar los contenidos que pueda ir elaborando (ya estoy dando algunos pasos). No hace falta decir que la wiki estará continuamente en construcción.

Remember The Milk y Evernote son las dos grandes novedades, y parece que Android es el único responsable del cambio. Sin embargo, hay otras tantas aplicaciones que mantengo y de las que no pienso (ni puedo) separarme en 2010. Algunas de ellas son: Dropbox para la sincronización de todos mis archivos; myTexts y Think para escribir y trabajar sin distracciones; Google Docs para edición colaborativa de documentos, y otros programas que nos hacen más fácil el trabajo a todos. Ahora “sólo” queda hacer.

Enlaces: Remember The Milk | Evernote | Wiki | Android

Status Calendar es un interesante calendario en papel al estilo Twitter donde registrar nuestras actividades diarias.

Algunos amigos de GTD y de la productividad en general ya estarán pensando en como usarlo.

Lo vi en ALT1040.

En diciembre empecé a probar este programa de organización personal, coincidiendo con “la llegada” del iMac a casa. Este software está disponible por ahora sólo para Mac OS X 10.4.11 o superior. Quizá fue un error probarlo, porque ahora no tengo más “remedio” que seguir utilizándolo. Es una herramienta excelente, de lo mejor que he visto: con una interfaz simple, atractiva y muy fácil de usar. Cultured Code presentó la semana pasada la versión 1.0 de este programa.

De alguna forma pretende implementar el método GTD de organización personal. Seguramente no lo refleja a la perfección, e incluso eso sea toda una ventaja. En cualquier caso, ¿cuántos entienden GTD en su totalidad? Probablemente algunos, pero ¿quién lo aplica punto por punto? Yo, ninguna de las dos cosas.

De GTD particularmente me quedo con algunos conceptos básicos de gran utilidad que se comprenden y se pueden poner en práctica fácilmente. Estos son las acciones, los proyectos y los contextos (enlazo con algunos blogs que hablan sobre estos conceptos). Estos elementos se pueden materializar en Things mediante las tareas, los proyectos y las áreas de trabajo.

Things incorpora incluso algunas mejoras sobre estos elementos, como la asignación de etiquetas a cada tarea, que permite filtrar listas que son un poco extensas para centrarnos en aquellas acciones que nos interesan en cada momento (asignación de etiquetas muy al estilo de la web social). Por ejemplo, seleccionando la etiqueta e-mail, se muestran sólo aquellas tareas pendientes de una determinada lista cuyos elementos impliquen el uso del correo electrónico.

Un programa muy recomendable para organizarse un poco. Lo dicho, que me quedo con Things.

Más de 200 profesionales del ámbito educativo de todo el mundo han compartido lo que cada uno de ellos considera su lista de 10 herramientas imprescindibles tanto para la mejora de su productividad y aprendizaje personal, como para crear soluciones para otros.

Echando un vistazo rápido a la lista y, especialmente, a las primeras posiciones, uno tiene la sensación de que la lista podría ser sencillamente un ranking de herramientas para la productividad o para el trabajo diario. Y es que del total de 100, los 10 primeros puestos los ocupan las siguientes:

1. Delicious, para gestión de marcadores sociales.
2. Firefox, navegador web con extensiones.
3. Google Reader, lector de feeds RSS.
4. Skype, herramienta de comunicación por voz y mensajería instantánea.
5. Wordpress, herramienta para gestión de blogs.
6. Google Search, sistema para búsquedas en la web.
7. Google Docs, suite ofimática.
8. PowerPoint, software para creación de presentaciones.
9. Moodle, sistema de gestión de cursos.
10. Blogger, herramienta para gestión de blogs.

Moodle es el único producto de este top 10 que podría catalogarse como “software educativo” propiamente dicho. No obstante, en puestos posteriores va apareciendo alguna otra herramienta también diseñada para utilizarse en las aulas. Por otro lado, tampoco es mala idea que el uso de otras herramientas más “generalistas” como blogs, suites ofimáticas online o buscadores, puedan entrar en esta clasificación si se adaptan y combinan adecuadamente. De todos modos, hay que tener en cuenta que el estudio incluye herramientas que los profesionales usan para su productividad y organización personal.

El C4LPT ha publicado una presentación en Slideshare.net, que muestro a continuación. Precisamente Slideshare es un servicio de alojamiento y compartición de presentaciones que, en este estudio, ocupa el puesto 20. Cada dispositiva muestra una ficha con una de las herramientas, su posición en este mismo estudio en 2007 y primavera de 2008, el logo, una breve descripción, el coste económico y la disponibilidad (descarga, compra online, etc.).

Otros productos muy conocidos ocupan las siguientes posiciones: Twitter (11), Wikipedia (13), GMail (14), Flickr (15), YouTube (18), Wikispaces (19), Word (22), Facebook (24), Google Calendar (29), Bloglines (30), Google Maps (34), Outlook (38), Google Earth (40), Google Scholar (42), OpenOffice (44), Excel (50), Remember The Milk (54), Joomla (66), MediaWiki (83), etc.

El estudio estará abierto en 2009 para cualquier profesional en el área de educación que desee participar.

Esto me da pie para preguntar, ¿cuál es tu lista de 10 herramientas imprescindibles para mejora de tu productividad y aprendizaje personal?

(tiene toda la pinta de meme)

Imagen: E-learning by mushon.

iMac

Aproveché el Black Friday en Apple Store para hacer el pedido. Se trata de una promoción que tiene lugar un solo día al año y que ofrece descuentos bastante interesantes en algunos de sus productos; este año, el iMac era uno de ellos.

En cuanto al proceso de envío no tengo ninguna queja.  Los de Apple se han portado. Como alguien apuntaba por ahí, el paquete llegó incluso antes de lo previsto. Aun así, tardó una semana, quizá más de lo habitual, supongo que por los cambios que hice en el pedido. Al final compré teclado y ratón inalámbricos: ¡fuera cables!. No tiene precio conectar un solo cable y empezar a trabajar.

Poco he podido indagar desde que me lo trajeron, pero tengo la impresión de que esta máquina se presenta con muchas posibilidades. Por el momento he instalado y configurado lo básico para poder trabajar. Sí tenía, en cambio, cierta curiosidad en probar la virtualización de Linux en Mac, y hoy mismo me he puesto a ello con VirtualBox. Una maravilla, no se puede pedir más.

En algunos blogs sobre productividad y organización personal (tema que me interesa especialmente) suele ser bastante habitual leer acerca de la buena relación de Mac OS X con GTD en cuanto a disponibilidad de herramientas para este método de organización. Por lo que he podido comprobar, parece que es cierto. Investigaré. ¿Alguna recomendación?

Enlace: iMac 20 Core 2 Duo 2.66 GHz

Cómo ya conté en este mismo blog, ToDoInbox es una web de promoción de artículos y noticias sobre productividad, trabajo, tecnología, estilo de vida y formación. Son muchos los bloggers que escriben sobre ello y que de vez en cuando nos dan a conocer los mejores artículos de otros bloggers expertos en el tema enviándolos a ToDoInbox.

Para facilitar a los lectores la tarea de enviar cualquier artículo sobre productividad a este sistema de votación de noticias, he hecho una mínima modificación a Compártelo (versión hispana de ShareThis) para que incluya un enlace a ToDoInbox.

Y como supongo que habrá más de un blogger interesado en integrarlo también en su web, dejo publicado el plugin Compártelo para WordPress con las modificaciones:

• Plugin Compártelo 1.4 (+ enlace a ToDoInbox).

Si ya tienes instalado Compártelo 1.4 (sin el enlace a ToDoInbox)

No me gusta demasiado insertar líneas de código en las entradas de los blogs, pero ya que la modificación de código es mínima, quizá resulte útil para aquellos que ya tiene instalado el plugin Compártelo. Estas son las líneas de código PHP que es necesario añadir al archivo share-this.php para que aparezca el enlace a ToDoInbox. Simplemente se trata de añadir un nuevo elemento al array $social_sites y poner el archivo del icono ToDoInbox (todoinbox.gif) en el directorio share-this del plugin.

...
$social_sites = array(
'todoinbox' => array(
'name' => 'ToDoInbox'
, 'url' => 'http://es.todoinbox.com/submit.php?url={url}'
)
// el resto de marcadores sociales
...


Recomiendo sin embargo descargar el plugin modificado. Mucho más sencillo y rápido.

Este es el aspecto del plugin una vez instalado. Puedes verlo en funcionamiento en este mismo post.

Recientemente encontré uno de esos posts en los que se listan “blogs sobre productividad de los que nunca has oído hablar”. En concreto me refiero al de Lifehack, en el que a petición de uno de los lectores, el autor publicó un archivo OPML con una lista bastante completa.

Un archivo OPML (Outline Processor Markup Language) no es más que un formato XML para esquemas (outlines) que permite listar varias fuentes RSS juntas. Los lectores de feeds RSS suelen incorporar una función de importación de archivos OPML cuya finalidad es facilitar al usuario la subscripción a un grupo de blogs (decenas o cientos de ellos), de forma que no tenga que visitar cada página y buscar en ella el enlace RSS, en ocasiones, por cierto, bastante oculto.

Algunos opinarán que esta forma de suscripción puede no ser muy conveniente. Añadir de golpe 50 o 100 blogs no parece ser muy buena idea. Pero sólo al principio. ¿No es mejor suscribirse a un grupo de blogs y dejar que el tiempo diga cuáles irán quedando? Probablemente “sobrevivirán” los mejores blogs sobre el tema, o simplemente los que más nos gusten. Pero lo más importante es que se estará dando una oportunidad a todos y cada uno de ellos. Y es que en ocasiones sólo tomamos como referencia las últimas publicaciones para decidir si nos suscribimos y todos sabemos que los bloggers tienen meses de más actividad y otros de menos creatividad

Dejo publicado un archivo OPML con una pequeña lista de blogs en español sobre productividad. En los próximos días iré actualizándola. Podéis dejar un comentario si queréis proponer otras fuentes.

El archivo también incluye los RSS de determinados blogs, que aunque no traten de forma exclusiva el tema de productividad, si le dedican una categoría, caso de este blog (estamos empezando). A veces decidimos no hacer un seguimiento de algunos blogs, especialmente los de carácter personal, porque mezclan varios temas y está claro que no todos ellos nos interesan. La solución es la suscripción por categorias, que permite recibir solamente las entradas etiquetadas con una determinada palabra, por ejemplo, “productividad”.

Imagen: Day 135 de Okko Pyykkö.

¿Y por qué escribir sobre ello un mes más tarde? Entre otros motivos, tenía curiosidad por probar la efectividad de Twitter como medio para “correr la voz” sobre un proyecto nuevo. Sin duda funciona. El 2 de septiembre dejé un tweet anunciando ToDoInbox. ¿El resultado?

• El Canasto le dedicaba una entrada 3 días después “Todoinbox: menéame de productividad”.
• Optima Infinito publicaba más tarde “todoinbox: los mejores posts sobre Productividad”.
• Y a finales de mes, Hábitos Vitales, publicaba “Todoinbox + Vota por Hábitos en los premios Bitácoras.com”.

Hago referencia a estos tres blogs porque han sido los primeros en dar un buen empujón al sitio web. Algunos de sus suscriptores (unos cuantos) han debido quedarse también en ToDoInbox, al menos esto dicen las estadísticas. Todos sabemos que las visitas no llegan por arte de magia.

Por ello, agradezco mucho la difusión a Jeroen Sangers, José Miguel Bolivar y Eric, autores respectivamente de los tres blogs citados, de los cuales soy lector habitual. Sus artículos son los más enlazados en ToDoInbox

Terminadas las presentaciones y agradecimientos, detallo brevemente qué tipo de contenidos se pueden publicar y cómo podéis estar informados de la actividad de los usuarios en ToDoInbox.

¿Qué tipo de artículos se pueden envíar?

Lo ideal es que las noticias y artículos enviados estén relacionados con la productividad. Las categorías principales están, por tanto, orientadas a este tema en particular. Son las siguientes:

• Organización: métodos para productividad y organización, planificación, gestión del tiempo, GTD, estrategia, etc.
• Trabajo: esta categoría está especialmente dedicada a nuevas formas de trabajo (co-working, teletrabajo, etc.), emprendedores, destrezas sociales en la empresa, etc.
• Tecnología: componentes software y hardware para ayudar a la productividad, personalización, ergonomía, comunicaciones, etc.
• Estilo de vida: hábitos, salud, hogar, psicología, etc.
• Formación: técnicas de estudio para los diferentes grados académicos, nuevas formas de aprendizaje, colaboración virtual, etc.
• Actualidad: últimas noticias en los medios sobre temas de productividad.

ToDoInbox en Twitter

ToDoInbox cuenta con su propio usuario en Twitter: @todoinbox_es. Con él podéis estar continuamente informado de nuevos artículos enviados y de otras notificaciones.

ToDoInbox Móvil

ToDoInbox también está accesible desde tu dispositivo móvil. Se trata de una versión muy reducida en la que se muestran los últimos artículos enviados por los usuarios.

ToDoInbox en otros idiomas

ToDoInbox también está disponible en inglés. Al ser más reciente no tiene tanta actividad, pero esperemos que coja el ritmo pronto. Se trata de una web completamente independiente, es decir, los artículos enviados a la versión en español no se publican en la versión en inglés, por lo que es necesario registrarse de nuevo para poder enviar noticias.

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